Електронна трудова книжка – що треба знати?

Сьогодні серед багатьох тем, які обговорюють у ЗМІ, є прийняття Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Допоможе розібратись у ньому та відповість на питання начальник Головного управління пенсійного фонду України в Дніпропетровській області Юрій КОЗАК.

Що передбачено вищеназваним Законом?

Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» передбачає поступову відмову від паперових трудових книжок, запровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі, автоматичне призначення пенсії за віком.

Що ж таке електронна трудова книжка?

Електронна трудова книжка – це цифровий аналог паперових трудових книжок. Трудову діяльність працівника обліковуватимуть в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

На сьогодні в Україні існує безліч електронних сайтів. Куди саме треба завантажувати скан-копію трудової книжки?

Скан-копію паперового документа треба завантажувати тільки на Вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України за адресою: http://portal.pfu.ua у пункт особистого кабінету користувача з блоку “Комунікації з ПФУ”: Відомості про трудові відносини. Інший шлях технічно не можливий для обробки. І ще, пам’ятайте про наявність кваліфікованого електронного ключа (КЕП), він обов’язковий для реєстрації та користування Вебпорталом.

Хто має право завантажувати скан-копію паперового документа?

Відсканована трудова книжка може бути подана як застрахованою особою через персональний кабінет на Вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України так і роботодавцем через кабінет страхувальника на Вебпорталі, з обов’язковим поданням згоди особи на обробку персональних даних.

Чи трапляються випадки, коли відскановану трудову книжку «відхиляють» на Вебпорталі, тобто відмовляють в оцифруванні? Якщо так, то через які причини?

Так, такі випадки існують. Й основними причинами є помилки, які допускають користувачі Вебпорталу. Найчастіші помилки стосуються надання сканованих чорно-білих копій, не чітких копій, копій з “обрізаними” сторінками, надання неповного документу тощо.

Чи є якісь вимоги до скан-копій, що попередять «відхилення»?

Так, звичайно існують, і вони не складні:

1. Копії мають бути кольоровими, тобто зроблені з оригіналу.

2. Необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку.

3. Скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи.

4. Дотримуватись формату та розміру сканованого зображення.

З відповідними рекомендаціями можна ознайомитись на інформаційній сторінці Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області на Вебпорталі е-послуг Пенсійного фонду України за адресою: https://www.pfu.gov.ua/content/uploads/sites/19/2020/05/scan_etk.pdf

А роботодавцям ще нагадуємо, що паперова трудова книжка повинна бути оформлена відповідно до вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 № 58.

Чи означає, що паперовий документ не потрібен вже з цього року?

Ні, це не так. Наповнення Держреєстру даними, які містяться в паперових трудових книжках, буде проведено у перехідний період протягом 5 років. Тобто протягом найближчих 5 років буде використовуватися як паперовий, так і електронний варіант трудової книжки.

У подальшому, за бажанням працівника, роботодавець буде зобов’язаний вести і паперову трудову книжку.

Які вигоди матимуть від цього Закону працюючі та роботодавці?

Прийняття Закону дасть змогу:

– спростити процедури одержання інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, наприклад, у випадку тимчасової втрати працездатності;

– зменшити витрати роботодавців на ведення паперового документообігу;

– усунути можливі ризики і негативні наслідки втрати паперової трудової книжки, її фізичного пошкодження, фальсифікації або внесення недостовірних відомостей.

Ведення трудової діяльності працівника в електронній формі забезпечить необхідні умови для автоматичного призначення пенсій на підставі наявних відомостей про стаж та сплачені внески, що містяться в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового соціального страхування.

Чи на часі такий електронний сервіс?

Безумовно, на часі. Вкрай необхідно подбати про майбутніх пенсіонерів саме сьогодні, зберегти дані про трудовий стаж в одному Реєстрі, щоб у майбутньому спростити громадянам процес збирання документів для призначення пенсії.

Багато сучасних послуг переходить в електронний вигляд. Спочатку все нове здається складним і незрозумілим, але пройде деякий час, і ми вже не уявимо себе без електронних послуг.